スプレッドシート運用からSaaSへ移行する手順：列より先に「1行が何を指すか」を決める(2026)

「同じ台帳のコピーが何枚もあって、どれが最新か分からない」「同じ案件が二重に入っている」。この記事は、表計算で回している台帳を、NotionやAirtableのようなデータベース型のSaaSへ移す手順をまとめました。対象は、中小〜中堅企業の営業リーダー、バックオフィス、情シスの担当者です。

最終更新: 2026年9月21日／Notion と Airtable の公式ヘルプ・料金ページは同日に取得して確認しています。料金と上限は変わることがあるため、契約前に公式ページもご確認ください。本文で「(編集部)」と付けた箇所は jisalab編集部の整理・推奨・試算で、公式資料の記載ではありません。英文の引用に添えた訳も編集部によるものです。

なぜ「列を作ってコピペ」では終わらないのか

表計算の台帳には、取引先ごとに1行あける空行、月ごとの小計行、2行にまたがる備考、セルの色で表した「急ぎ」、年度別に分かれたシートが混ざりがちです。人は行をまたいで文脈を補えますが、CSVに書き出すと、残るのは1行ずつの値だけです。

そこで取り込む前に2つを決めます。1行が何を指すか(以下「1行の定義」)と、その行を一意に指す列(キー)です。キーは、後から差分を取り込んだり間違いを直したりするときに、CSVの行と移行先の行を突き合わせる手がかりになります。

手順①：1行の定義と、キーを決める

最初に、いまの表を開いて次の1文を埋めます。「この表の1行は、◯◯1件を表す」。案件管理なら「商談1件」、備品台帳なら「備品1点」、契約管理なら「契約1本」です。

ここで詰まる表は、たいてい2つの役割を兼ねています。よくあるのが、商談の一覧に見積の明細行が混ざっている表です。この場合は「商談」と「見積明細」の2つに分け、商談番号でつなぎます。分けずに移すと、SaaS側で件数を数えるたびに数字が合わなくなります。

1行の定義が決まったら、キーにする列を選びます。条件は3つです。Airtableの公式ヘルプが突き合わせに使う列について望ましいとしているのは一意の値で、残りの2つは編集部が加えた条件です。

メールアドレスはAirtableの例示にあり一意性は満たしますが、変わりうるため、この記事ではキーにしません(編集部)。適当な列が無ければ、表計算側で連番を振り、値として固定してから移します。重複は、キーの列(ここではA列)の隣に =COUNTIF(A:A,A2) を入れ、2以上の行が無いかで確かめられます。

キーが効くのは、既存の行に突き合わせて取り込むときです。AirtableのCSV import extension(公式ヘルプの提供プランは「All paid plans」)は、CSVから新しいレコードを追加することも、突き合わせに使うフィールドを指定して既存のレコードにマージすることもできます。マージ時の挙動は次のとおりです。

「If the CSV file contains multiple rows which contain the same value for the merge field, the extension will only use the first of those rows, and subsequent rows will be ignored.」(CSVファイルの中に、マージ対象のフィールドが同じ値の行が複数ある場合、拡張機能は最初の行だけを使い、以降の行は無視します)

ここでいうマージ対象のフィールドが、この記事のキーです。CSV側でキーが重複していると、2行目以降の内容は反映されません。同ページは、キーが空欄の行は新しいレコードとして作られること、逆にテーブル側で同じキーのレコードが複数あると、一致するCSVの行があればそのすべてが更新されることも書いています。そのうえで「Deduplicate before you import, or merge on a unique field」(取り込む前に重複を除くか、一意なフィールドでマージする)と勧めています。

一方、Notionの公式ヘルプは「インポートでは行が追加されます。既存の行は更新されないため、重複がないか確認してください。」と書いています。取り込みの型は2つで、Notionは行を足すだけ、AirtableのCSV import extensionはキーで既存レコードを更新できます。移行後もCSVで取り込み続けるなら、この違いが効きます。選び方の全体像はプロジェクト管理SaaS比較にまとめています。

手順②：いまの表を1行1件の形に直す

ここは表計算側の作業で、移行のうち最も時間がかかる工程です。コピーが何枚も出回っているなら、まず正とする1枚を決め、他のコピーにしかない更新をその1枚に集めてから直します。直す対象は次の5つです。

「取り込むとどうなるか」は、CSVという形式を通すことによる一般的な結果の整理です(編集部)。数式について、Notionの公式ヘルプは「新しいCSVインポートでは」新しいロールアップや数式を作成できず、インポート後にNotionで再構築する必要があるとしています。

日付の列は1つの書式に揃えます。Notionに入れるなら、公式ヘルプの「日付はMM/DD/YYYYの形式でインポートします。」という案内どおりMM/DD/YYYYにします。Airtableの日付の書式は公式ヘルプで確認していないため、手順③の10行で日付として入ったかを確かめてください。書き出しはUTF-8のCSVを勧めます(編集部)。Notionの公式ヘルプも、文字化けしたときはUTF-8として再エクスポートするよう案内しています。

手順③：まず10行だけ取り込む

取り込む前に、プランごとの上限を確認します。

円換算は、欧州中央銀行が2026年9月18日に公表した参考相場(EUR/USD 1.1460、EUR/JPY 180.94。9月21日の取得時点で最新)から編集部が算出した1米ドル=157.9円による目安です。同行は米ドル／円を直接公表していません。Notionの料金ページには「日本の消費税（該当する場合）」との注記があります。AirtableのCSV import extensionの上限(25,000行・5MB)はプランによらず有料プラン共通です。Notionのデータベースの行数上限は公式ページで確認できませんでしたが、複数のメンバーで使うフリープランにはブロック数の上限があります。

次に、10行ほどの小さなCSVで、列がねらいどおりの項目に対応しているか、日付と金額が正しい型で入っているか、日本語が化けていないかの3点を見ます。全件を入れる前に、試した10行(またはテスト用に作ったデータベース)は削除します。Notionは行を追加するだけなので、残すと10行が二重になります。Airtableでキーを指定してマージするならCSVの値で更新されるので、削除は要りません。全件を取り込んだCSVは、手順④で使うので保存しておきます。

AirtableのCSV import extensionのヘルプは、フィールドが受け付けられない値があっても取り込みは止まらず、そのセルが空欄になると書いています。エラーなく終わっても全部入ったとは限らないため、同ヘルプは取り込み後に数件を元のファイルと見比べるよう勧めています。単一選択・複数選択のフィールドは、既存の選択肢に無い値は「Create missing select options」をオンにしないと空欄になります(オンにできるのはベースのOwnerとCreator)。

手順④：二重管理を終える日を決める

残りは、更新の入口を1つにする作業です。手順③で全件を入れてから切り替え日までの準備期間は、旧シートを正とし、移行先は編集しません(編集部)。両方で直すと、どちらが新しいかをキーでは判断できなくなるためです。

1. 切り替え日を決めて周知する: 「この日から入力は新しい側だけ」と日付で示します
2. その日に、旧シートと出回っているコピーを読み取り専用にする: 共有設定を閲覧のみに変え、ファイル名の先頭に「【参照のみ】」などを付けます。メール添付や個人フォルダのコピーも同じ扱いです。消さずに残せば、やり直すときの元データになります
3. 書き出し直して差分を洗い出す: 旧シートを書き出し直し、手順③で保存したCSVとキーで突き合わせます。キーで分かるのは「どの行か」だけなので、値が変わった行・増えた行・消えた行の3種類を拾います。手順②で「最終更新日」列を作っておくと絞りやすくなります
4. 差分を反映する: 下の表のとおりです

下の試算の手順④(30分)は、差分が数件の場合の目安です(編集部)。準備期間を1〜2週間に区切ると、差分を少なく保てます。

前提は「5人前後のチームが1枚のスプレッドシートを共同編集していて、手元にはそのコピーも出回っている。台帳は300行ほど」という状態です(編集部の前提)。手順②は表の状態で大きく変わり、結合セルや複数シートが多い表では倍かかることもあります。最初の50行を直した時点で、実測値に置き換えてください。

職種ごとの使いどころ

情シスの台帳でメールアドレスを突き合わせに使うなら、AirtableのCSV import extensionのヘルプが、照合は大文字と小文字を区別する(「case-sensitive」)一方、前後の空白は無視すると書いている点に注意します。使う前にCSV側とテーブル側の両方を小文字に揃えてください。

よくある質問