業務マニュアルをAIで作る手順：口頭説明と画面操作から初版を起こし、更新が止まらない形にする(2026)

「あの作業、Aさんしかできない」——引き継ぎのたびに同じ問題が出るのに、手順書は増えません。理由ははっきりしていて、手順書づくりは「知っている人の時間」を食う仕事だからです。詳しい人ほど忙しく、書く時間が最後に回ります。

この記事は、生成AIを使って業務マニュアル・手順書の初版を短時間で起こし、そのあと更新が止まらない形に落とす手順をまとめたものです。対象は、中小〜中堅企業の総務・情シス・バックオフィス、そして「自分の仕事を誰かに渡したい」現場の担当者です。ツール比較そのものではなく、作業の順番とつまずく場所に重心を置きます。

先に立場を書きます。AIが得意なのは、素材を構造に変えることと、抜けを指摘することです。何が正しい手順かを決めるのは人間で、その検収工程を省くと品質は担保できません。だから検収を独立した1章として扱います。

最終更新: 2026年9月6日／本文で参照した公的資料と各ツールの公式ページは同日に確認しています。中小企業白書は、当方環境から確定版のPDFを取得できなかったため、審議会に提出された概要(案・未定稿・2026年3月)を参照しています(該当箇所は本文で明示)。料金は変動するため、契約前に必ず公式ページでご確認ください。本記事は一般的な業務手順の解説であり、個別の適法性を判断するものではありません。

なぜ手順書は「作られない」のか、そして「使われない」のか

手順書がない職場で起きていることを分解すると、原因は3つに分かれます。

1. 作成コスト：作業を知っている人が、頭の中の暗黙知を文章に起こす時間を取れない。しかも書き慣れていないため、書き始めから完成まで数時間かかることも珍しくない
2. 陳腐化：画面が変わる、制度が変わる、担当が変わる。更新の担当者と、更新のきっかけが決まっていないので放置される
3. 探索コスト：どこかにはあるが、必要な瞬間に見つからない。結局「Aさんに聞く」に戻る

生成AIを入れて劇的に短縮できるのは、このうち1つ目(作成コスト)です。2つ目と3つ目にAIが無関係という意味ではなく、効かせ方が違います——陳腐化は運用の設計で、探索コストは社内検索の仕組み(後述の4類型の④)で解きます。ここを混ぜて「AIでマニュアルを整備しよう」と始めると、初版だけが大量にできて、半年後には全部が古い、という状態になりがちです。

この作業に近い問題意識の調査があるので、先に見ておきます。中小企業庁が中小企業政策審議会総会に提出した「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要（案）」(資料1-2・未定稿・2026年3月)は、【重要な取組２－④】でこう述べています。

「② マニュアルや手順書の整備など、社内ノウハウを蓄積・共有化することは、業務の属人化を防止し、円滑な業務遂行や品質の安定化に有効。」

根拠として示された図２は、社内ノウハウの蓄積・共有化に取り組んでいる事業者への調査結果です。有効だった取組の1位は「マニュアルや手順書の整備」39.1%(n=3,537)で、社員同士の交流機会の提供35.9%、社内勉強会・研修の実施28.7%、OJTの提供23.6%が続きます。そして得られた効果の1位が「担当者不在時でも業務が滞りなく遂行できるようになった」43.6%(n=3,499)、2位が「業務の引継ぎが円滑に行えるようになった」31.9%でした。冒頭の「Aさんしかできない」に、そのまま対応する数字です。

出典は（同）デロイト トーマツ「令和７年度小規模事業者の経営課題と事業活動に関する調査」で、小規模事業者の回答を集計したものです。図２は、ノウハウの蓄積・共有に「大いに取り組んでいる」「ある程度取り組んでいる」と回答した事業者に聞いた設問で、複数回答のため合計は100%になりません。中堅企業でも同じ比率になるとは限りません。

もうひとつ、最初に線を引いておきます。手順書で解ける仕事と、解けない仕事があります。ここから先は編集部の仕分け基準です。判断が要らない定型作業、順番を間違えると事故になる作業、月に1回しか発生せず毎回思い出せない作業——この3つは手順書の得意分野です。逆に、顧客ごとに判断が変わる交渉や、例外処理の勘所は、手順書に押し込もうとすると分量だけが膨らみます。最初に「これは手順書で解く/解かない」を仕分けるのが、実は一番効く工程です。

先に決める：AIに任せるのは「素材集め」ではなく「素材の変換」

製品名の前に、カテゴリで考えます。手順書づくりで登場するAI・自動化ツールは、次の4類型です。

手順書づくりに関わるツールの4類型と役割分担(jisalab編集部の整理・2026年9月6日時点)

類型	やること	得意	苦手・注意
① 文字起こしAI	担当者の口頭説明を録音して文字にする	暗黙知の吸い出し。書くのが苦手な人でも話せば素材になる	専門用語・社内固有名詞の誤変換。話し言葉のままでは手順書にならない
② 操作記録型の手順書生成	画面操作を記録し、スクリーンショット付きの手順を自動生成する	「どこをクリックするか」の再現。画面が主役の作業に強い	操作画面に映る顧客名・個人情報。マスキング機能はプランで差がある
③ 汎用チャットAI	素材を手順書の構造に変換し、抜けを指摘させる	構成・見出し・前提条件の言語化。読み手に合わせた書き直し	知らないことを埋めてくる。社内ルールは教えないと反映されない
④ 社内検索・ナレッジ基盤	できあがった手順書を、必要な瞬間に出す	探索コストの削減。同じ質問の再発防止	元の文書が散らかっていると精度が出ない(先に置き場所の整理が要る)

この4類型の区分と「得意・苦手」の評価は、jisalab編集部の整理です。公的資料や各社の公式資料に同じ区分があるわけではありません。個々の製品がどの類型に当たるかは、機能の追加によって変わります。

製品の候補としては、次のあたりが実務でよく検討対象になります。各ツールの料金・日本語対応・精度の詳細は、それぞれの記事に譲ります。

• ① 文字起こしAI：日本語の会議・口頭説明が中心なら、国産のNottaや海外のOtter・Fireflies。日本語での精度と料金の違いはAI議事録・文字起こしツール比較に、Nottaの実測はNotta 日本語レビューにまとめています
• ② 操作記録型：Scribe、Tango。料金と自動マスキングの提供プランは後述します
• ③ 汎用チャットAI：ChatGPT、Gemini、Claudeなど、すでに社内で契約しているもので構いません。料金や向き不向きはChatGPTレビュー・Geminiレビューを参照してください
• ④ 社内検索・ナレッジ基盤：すでに使っているドキュメント基盤に寄せるのが基本です。選び方は社内の「あの資料どこ?」をAIで減らす手順で扱っています

効き目が大きいのは①と③の組み合わせです。②の操作記録型は画面作業には強力ですが、電話応対や紙の処理を含む業務はカバーできません。まず①③で1本作り、画面操作が多い業務に②を足す、という順番が現実的です。①と③をすでに契約している職場なら、追加費用なしで始められるのも、この順番を勧める理由です。ただし会議アプリの文字起こしは契約プランによって使えないことがあるため、そこは先に確認してください。

手順①：対象を1つに絞り、「完成の条件」を先に書く

対象の選び方には基準を置きます。次の3条件をすべて満たすものを1つだけ選んでください。

• 頻度が「月1〜週1」：毎日やる作業は身体が覚えているので手順書の恩恵が薄い。年1回の作業は、次に使うのが1年後で検証が回らない
• 間違えると手戻りが大きい：請求データの締め処理、入退社の各種申請、外部への一斉送信など
• できる人が1〜2人：属人化しているからこそ、手順書の価値が出る

そして、着手前に「完成の条件」を1文で書きます。おすすめの型は次のとおりです。

この一文があると、④の検収が具体的になります。「わかりやすいか」という主観の議論を、「質問ゼロで完了したか」という観測可能な条件に置き換えられるのが要点です。手順書づくりが途中で止まるのは、完成の定義がないまま推敲を続けてしまう場合が多い、というのが編集部の見立てです。

手順②：素材を録る(口頭説明10〜15分／画面操作)

素材の録り方は2通りあります。両方やるのが理想ですが、片方だけでも初版は作れます。

A. 口頭説明を録る(すべての業務に使える)

担当者には、実際に作業をしながら独り言のように説明してもらいます。会議室で思い出しながら話すより、手を動かしながらの方が抜けが減ります。録音は会議アプリの文字起こしでも、文字起こしアプリでも構いません。

ただし、そのまま話してもらうと「まずこれを開いて、あ、その前にこっちを確認しないとダメですね」という順序の乱れた素材になります。話す順番の型を渡しておくと、後の変換が一気に楽になります。実務で使いやすいのは次の6項目です。

1. この作業は誰から何が来たら始まるか(トリガー)
2. 始める前に手元に必要なもの(権限、ファイル、承認、パスワード管理の場所)
3. 操作の手順を、迷わない粒度で順番に
4. 間違えやすい所と、間違えたときにどうなるか
5. 例外パターン(月末だけ違う、この取引先だけ違う、など)
6. 終わったことをどう確認するか、誰に何を連絡するか

差がつくのは4番と5番です。1〜3は他人でも書けますが、「ここで数字が合わないときは前月の締め漏れを疑う」といった知識は、その人しか持っていません。録音の冒頭で「特に、失敗しやすい所と例外を多めに話してください」と伝えるだけで、素材の密度が変わります。

B. 画面操作を記録する(画面中心の作業に効く)

SaaSの管理画面での設定作業のように「どのボタンか」が本体の作業は、操作記録型のツールが早いです。ブラウザ拡張を入れて記録を開始し、普段どおり操作すると、クリックごとのスクリーンショットと説明文が並んだ手順書ができます。

この類型で必ず確認すべきなのがマスキング(機微情報の伏せ字化)です。操作画面には顧客名、メールアドレス、金額、社内のURLが普通に映り込みます。ここはプランによって使える機能が3段階に分かれるため、導入前に確認してください。ScribeとTangoの公式の機能比較表を2026年9月6日に確認したところ、次のようになっていました。

• 無料プラン：Scribe Basic は比較表の「Manual redaction」「Assisted redaction」「Customizable screenshots & annotations」がいずれも非対応、Tango Free は「Blur sensitive data while capturing」「Screenshot annotation and redaction」がいずれも非対応。手作業で消すこともできません
• 中位プラン：Scribe Pro(Personal / Team)は「Manual redaction」と「Assisted redaction」に対応、Tango Pro は「Blur sensitive data while capturing」と「Screenshot annotation and redaction」に対応。伏せ字を作る手段が一通り揃うのはここからです。ただし「Assisted redaction」が何をどこまで補助するのかは料金ページの行名からは読み取れないため、運用に効く差として契約前に公式へご確認ください
• 最上位プラン：Scribe Enterprise の「Enforced automatic redaction」(強制適用)と「Custom automatic redaction」(カスタム定義)、Tango Enterprise の「Secure blur (automatic PII detection)」。組織として伏せ字を強制したり、検出ルールを自社で定義したりできるのはこの段です

判断の分かれ目は、「消し忘れを組織として止める必要があるか」です。担当者が数本を丁寧に作るなら中位プランで足ります。作る人が増え、社外にも共有するなら、消し忘れが1回でも起きる前提で強制適用やカスタム検出のある最上位を検討する、という順で考えてください。無料プランのまま社外共有するのは、伏せ字の手段自体がないため避けるのが無難です。

手順③：AIに「構造」へ変換させる(そのまま使えるプロンプト)

チャットAIに渡すプロンプトは、次の形にします。そのままコピーして、【 】の中だけ差し替えて使えます。

この指示の肝は2番です。生成AIは、素材にない部分を「それらしく」埋めてしまいます。埋め合わせが起きること自体は編集部の見立てですが、人間による確認が要るという点は、IPAも「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版のコラム(サイバーセキュリティの文脈)で「生成された成果物は必ず人間が確認し、正確性や法的リスクをチェックする」として挙げています(後述)。手順書で埋め合わせが起きると、もっともらしい嘘の操作手順ができあがり、読んだ人が実際に画面で迷います。「埋めるな、質問しろ」と明示すると、そのAIが何を知らなかったかが可視化され、そこがそのまま2回目の取材項目になります。

変換後にもう1往復かけると質が上がります。2つ目のプロンプトはこれです。

④は見落とされがちですが、実害が大きい指摘です。手順の8番目で「管理者権限が必要です」と出てくる手順書は、そこで新人が止まります。権限の要件は「事前に必要なもの」へ前倒しするのが正解です。

手順④：別の人が「見ながら」やってみる(この工程を飛ばさない)

検収のやり方は単純です。作成者は同席しますが、質問されても答えません。代わりに、次の3つを記録します。

• 止まった箇所と、止まっていた時間(目安として30秒以上迷ったら記録。この閾値は編集部が置いたもので、短すぎると記録が増えすぎ、長すぎると拾えなくなります)
• 手順書と実際の画面が違った箇所(表示名の変更、ボタンの移動)
• 質問したくなった内容(声に出してもらい、作成者はメモだけ取る)

この記録を、そのままAIに戻します。「以下は、この手順書を見ながら実際に作業した人が詰まった箇所です。該当ステップを、詰まった原因が解消される粒度に書き直してください」と渡せば、修正版が返ってきます。1回の検収では、複数の修正が出るのが普通です。これは手順書の質が低いからではなく、書いた人には見えない箇所が残るという構造上の問題です。

IPAは「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版(2026年3月)のコラム「生成AIの利用とサイバーセキュリティ」で、注意点の3番目と4番目に次の2つを挙げています。

「3. 生成された成果物は必ず人間が確認し、正確性や法的リスクをチェックする」
「4. AI の出力内容をそのまま業務で利用するのではなく、補助的ツールとして活用する」

手順書に置き換えると、この確認は「読んで確かめる」ではなく「やって確かめる」が実効的です。読み合わせは、誤字と論理の飛躍は見つかりますが、「そのボタンが実は別のタブにある」は見つかりません。

手順⑤：更新が止まらない形にする(担当・きっかけ・置き場所)

更新を続ける仕掛けは、次の3点セットで作ります。

1. オーナーを1人：チームではなく個人名。異動時に引き継ぐ対象として台帳に載せる
2. 更新のきっかけを、日付ではなくイベントに紐づける：「半年に1回見直す」は形骸化しがちです。「その作業を実施した回に、違っていた点があればその場で直す」ほうが続きます。月次作業なら月1回、自動的に点検が走ります
3. 置き場所を1か所に決め、作業の入口からリンクする：手順書の在り処を覚えてもらうのではなく、その作業のタスクや定例のチェックリストから直接リンクを張ります

文書の冒頭には、最終更新日・オーナー名・「この手順書が対象とする範囲」の3点を必ず置いてください。3つ目があると、範囲外の質問が来たときに手順書を無闇に太らせずに済みます。

探索コストの問題(冒頭の3つ目)は、手順書の整備とは別の打ち手が要ります。社内の質問を減らす仕組みづくりは社内の「あの資料どこ?」をAIで減らす手順にまとめています。順番としては、まず置き場所を整えてから検索の仕組みを乗せるのが失敗しにくい進め方です。

費用と時間の試算：無料枠でどこまでやれるか

まず時間から試算します。作業を知っている人の負担は、次のように分解できます。

手順書1本あたりの所要時間の目安(1業務・A4で3〜5ページ相当を想定したjisalab編集部の試算・2026年9月6日時点)

工程	担当	従来(白紙から書く)	この手順
素材づくり	作業を知っている人	—	10〜15分(作業しながら口頭説明)
初版の作成	作業を知っている人	2〜4時間	5〜10分(AIへの投入と待機)
不足箇所の補足	作業を知っている人	—	10分前後(AIが挙げた質問に回答)
検収	やったことがない人	(省略されがち)	実作業の時間+15分
修正	手順書をまとめる人(作業を知っている人が兼ねてもよい)	1時間	15〜30分

この表は編集部が実務の工程から立てた試算であり、実測値ではありません。所要時間は業務の複雑さ、素材の質、対象者の習熟度で大きく変わります。また、この手順では検収のために「その作業をやったことがない人」の時間が新たに必要になります(実作業の時間＋15分)。従来の書き方では省略されがちだった工程なので、合計の投入時間は必ずしも減りません。要点は総量の削減ではなく、「作業を知っている人」の拘束時間が2〜4時間から30分前後へ移り、代わりに他の人の時間を使うという配分の変更にあります。詳しい人ほど忙しいという制約には、この配分が効きます。

次に費用です。①口頭説明+③チャットAIの構成なら、すでに使っている会議アプリの文字起こしと、契約済みのチャットAIで完結します。追加費用が出るのは、②の操作記録型ツールを本格的に使う場合です。代表的な2製品の公式料金は次のとおりです。

操作記録型の手順書生成ツールの料金(各社公式ページを2026年9月6日に確認／円換算は目安)

製品・プラン	公式表記(現地通貨)	円換算(目安)	主な内容
Scribe Basic	Free	0円	キャプチャはWebアプリのみ。スクリーンショットの編集・伏せ字は非対応。比較表の「Unlimited guide creation」も非対応(＝作成本数に上限あり。本数は料金ページに記載なし)
Scribe Pro Personal	$35 per seat per month(月払い)／$25 per seat per month(年払い)	約5,469円／約3,906円(1席・月あたり)	1席から。Web/モバイル/デスクトップのキャプチャ、PDF・HTML・Markdown書き出し、スクリーンショットの編集と注釈、伏せ字(手動＋補助付き)
Scribe Pro Team	$17 per seat per month(月払い)／$13 per seat per month(年払い)	約2,656円／約2,031円(1席・月あたり)	5席から。Pro Personalの機能に加えてコメントでの共同編集が付き、1席あたりの単価は安い
Scribe Enterprise	Custom	個別見積	PII・PHIの自動マスキング(強制適用・カスタム)、SSO、翻訳
Tango Free	$0	0円	共有ワークフロー5個まで、1ワークスペースあたり10ユーザーまで。キャプチャ時のぼかし・伏せ字は非対応
Tango Pro	年払い: $22(1〜2ユーザー)／$15(3ユーザー以上)、月払い: $26／$20 (いずれも1ユーザー・月あたりの表記)	約3,438円／約2,344円(年払い)、約4,063円／約3,125円(月払い)	ワークフロー無制限、デスクトップキャプチャ、PDF・Markdown・HTML書き出し、キャプチャ時のぼかしとスクリーンショットの注釈・伏せ字
Tango Enterprise	Custom pricing	個別見積	PIIの自動検出によるぼかし、15言語への翻訳、SSO、SCIM

料金はScribe公式およびTango公式を2026年9月6日に確認した表記です。円換算は1米ドル=156.25円(欧州中央銀行の参照レートから算出したクロスレート。2026年9月4日付の値を、Frankfurter API経由で2026年9月6日に取得)で計算した目安で、実際の請求額は決済時のレート・手数料・税により変動します。プラン内容は改定されるため、契約前に必ず公式でご確認ください。

5人のチームで年払いを選んだ場合、Scribe Pro Teamは$13×5=$65/月(約10,156円/月、年約121,875円)、Tango Proは$15×5=$75/月(約11,719円/月、年約140,625円)が目安になります。ただし、判断の分かれ目は月額の差ではありません。手順②で見たとおり、伏せ字は無料=手段なし／中位=手動＋補助付き／最上位=強制適用とカスタム定義の3段階に分かれます。顧客名や個人情報が映る画面を扱うなら、まず無料プランは選択肢から外れます。そのうえで中位と最上位のどちらかは、月額ではなく「作る人が何人になるか」「社外に出すか」で決めてください。1人が数本作るだけなら中位で足り、作る人が増えるほど消し忘れの確率が上がるためです。

もう1つ、支払額の話です。Scribeは席数によって単価が逆転します。年払いで比べると Pro Personal は1席$25、Pro Team は1席$13ですが、Pro Team は5席からの契約です。Scribe自身も料金ページに「Great value for teams of 3+」と掲げており、3人以上はTeam向けという整理です。実際に公式表記から月額を計算すると、次のように3人で逆転します(1米ドル=156.25円で換算した目安)。

• 2人：Pro Personal $50(約7,813円) ＜ Pro Team 5席 $65(約10,156円) → Pro Personal が安い
• 3人：Pro Personal $75(約11,719円) ＞ Pro Team 5席 $65(約10,156円) → ここで逆転します
• 4人：Pro Personal $100(約15,625円) ＞ Pro Team 5席 $65(約10,156円)

なお、ScribeとTangoの日本語UIの有無と、日本語画面のキャプチャ・生成文の実用水準は、本記事では未確認です(編集部でアカウントを作成していないため)。日本語での運用が前提なら、無料プランや試用で必ず自社の画面を1本通してから決めてください。国内には日本語前提の手順書作成ツール(Teachme Biz など)もあり、日本語のサポート体制や請求書払いの可否を重視するなら、そちらも比較対象に入ります。本記事は具体的な国内製品の評価は行っていません。

つまり3人以上なら、席が2つ余っていてもPro Team 5席のほうが安く、しかもコメントでの共同編集が付きます。金額の計算はjisalab編集部が公式の価格表記から行ったものです(公式ページに同じ試算表があるわけではありません)。契約前に、割引条件や最低契約期間を公式でご確認ください。

なお、Scribeの旧ドメイン scribehow.com は scribe.com へ301でリダイレクトされていました(編集部が2026年9月6日にHTTP応答で確認)。海外SaaSではドメイン変更が起こるため、手順書の中に外部URLを直書きする場合は、リンク切れの点検も更新のきっかけに含めてください。

入力してよい情報の線引き(ここだけは先に決める)

手順書の素材には、実データが混ざります。画面キャプチャには顧客名が、口頭説明には「〇〇商事さんの場合は」が入ります。ここを曖昧にしたまま外部のAIサービスに投入するのが、この作業の最大のリスクです。

個人情報保護委員会は「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」(令和5年6月2日)で、個人情報取扱事業者における注意点を2つ挙げています。原文は次のとおりです。

「① 個人情報取扱事業者が生成 AI サービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合には、特定された当該個人情報の利用目的を達成するために必要な範囲内であることを十分に確認すること。」

「② 個人情報取扱事業者が、あらかじめ本人の同意を得ることなく生成 AI サービスに個人データを含むプロンプトを入力し、当該個人データが当該プロンプトに対する応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、当該個人情報取扱事業者は個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性がある。そのため、このようなプロンプトの入力を行う場合には、当該生成 AI サービスを提供する事業者が、当該個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること。」

読み方の要点を3つに整理します。

• ②は「入力してはいけない」とは書いていません。条件が付いており、その条件は「応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合」です。だから確認先は、提供事業者が機械学習に利用しないかどうかになります
• 学習利用の扱いはプランと設定で変わり、改定もされます。「このサービスは大丈夫」と一度覚えるのではなく、契約プランの規約とデータ管理設定を、そのつど公式で確認してください
• ①は個人データに限らず「個人情報」全般が対象で、しかも利用目的の範囲内かという別の観点です。②を満たせば①も満たす、という関係ではありません

同注意喚起は、一般の利用者における留意点(3)②として、応答結果の不正確さについても次のように述べています。

「生成 AI サービスでは、入力されたプロンプトに対する応答結果に不正確な内容が含まれることがある。例えば、生成 AI サービスの中には、応答結果として自然な文章を出力することができるものもあるが、当該文章は確率的な相関関係に基づいて生成されるため、その応答結果には不正確な内容の個人情報が含まれるリスクがある。そのため、生成 AI サービスを利用して個人情報を取り扱う際には、このようなリスクを踏まえた上で適切に判断すること。」

これは一般の利用者が個人情報を取り扱う場面についての留意点であり、手順書づくり一般を指したものではありません。ただし「確率的な相関関係に基づいて生成される」という性質そのものは、操作手順の記述にも同じように当てはまる——ここは編集部の読み替えです。手順③で「素材にないことを補わせない」と指示した理由も、突き詰めればここにあります。あわせて、IPAの前掲コラムは注意点の1番目と2番目として、「生成 AI の利用規約やプライバシーポリシーを事前に確認し、データの取り扱い方針を把握する」「機密性の高い情報や個人情報など、外部に漏れると問題になるデータは AI サービスに入力しない」を挙げています。

もう1点、学習利用とは別の論点があります。操作記録型ツールで撮ったスクリーンショットは、そのサービスのクラウドに保存されます。個人データを含む画面を、保管先が国外にあるサービスに上げる場合は、機械学習に使われるかどうかとは別に、委託や外国にある第三者への提供にあたるかの検討が必要になります。この記事はその判断には踏み込みません。判定の順番は海外SaaSに個人データを預ける前のチェックにまとめており、個別の適法性は自社の規程および弁護士等の専門家にご確認ください。素材から実データを外しておけば、この論点自体が発生しにくくなります——これが、次の「落としどころ」で匿名化を先頭に置く理由です。

もう1点、時期の話です。「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律」が令和8年7月10日に成立し、7月17日に公布されました。個人情報保護委員会は令和8年7月31日に「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律の成立を受けた個人情報保護委員会の今後の取組」を、8月26日に「政令・規則等で定める事項の全体像について」を決定しており、政令・規則・ガイドラインは整備中です(2026年9月6日時点)。本記事が引用した令和5年の注意喚起は現行法のもとで有効ですが、入力の線引きは、改正後のガイドラインが公表された時点で見直してください。

実務での落としどころは、次の順です。まず素材から実データを外す(顧客名は「取引先A」、金額はダミー、画面はマスキング)。手順書は本来、特定の顧客ではなく作業の型を書くものなので、匿名化しても内容はほとんど損なわれません。そのうえで、社内で使う生成AIの範囲は個別判断にせず、社内ルールとして明文化します。ルールの作り方は生成AIの社内利用ルールを作る手順にまとめています。なお、個別の適法性の判断は自社の規程および弁護士等の専門家にご確認ください。

よくある質問(FAQ)

手順書の初版は、AIに白紙から書かせてはいけないのですか?

書かせること自体は可能ですが、手順書としては使えないものが出てきます。理由は、その業務の固有条件(自社のシステム名、承認者、例外の取引先、締めの日付)をAIが知らないためです。知らない部分は一般論で埋められ、読んだ人が画面の前で止まります。個人情報保護委員会は、一般の利用者における留意点として、生成AIの応答は「確率的な相関関係に基づいて生成される」ため不正確な内容の個人情報が含まれるリスクがあるとしています。この性質そのものは操作手順の記述にも当てはまるというのが編集部の読み方です。AIの役割は「知らないことを書く」ではなく「知っている人が話したことを構造に変える」と位置づけるのが、品質と速度の両方で有利です。どうしても素材がない場合は、AIに一般的な項目の骨子だけ出させ、それを質問リストとして担当者に当てる使い方が現実的です。

録音や画面キャプチャに、顧客の名前が入ってしまいます。どうすればよいですか?

順番として、①録る前に避ける ②投入前に消す ③ツールの機能で自動化するの3段階で考えてください。①は、説明時に「A社」「担当者B」と言い換えてもらう、テスト用のデータで操作を再現する、といった方法です。手順書は作業の型を書くものなので、実名が必要な場面はほとんどありません。②は、文字起こしテキストを一括置換してからAIに渡す方法です。③は、操作記録型ツールのマスキング機能です。手動マスキングと補助付きマスキング(Scribe)、キャプチャ時のぼかしと注釈・伏せ字(Tango)は中位プランから使えます。Enterpriseがそこに足すのは、Scribeの「Enforced automatic redaction」(強制適用)と「Custom automatic redaction」(カスタム定義)、Tangoの「Secure blur (automatic PII detection)」です(2026年9月6日時点の公式表記)。組織として消し忘れを止める必要があるかが、中位と最上位の分かれ目になります。

動画で撮るのと、テキストの手順書と、どちらがよいですか?

使う場面が違います。テキスト(＋スクリーンショット)は、作業中に横に置いて参照するのに向きます。途中の1ステップだけを見返す、コピーして貼る、検索して該当箇所に飛ぶ、といった使い方ができるためです。動画は、全体の流れや手つきを最初に一度つかむのに向きます。ただし「12分30秒あたりの操作をもう一度」は探しにくく、画面が変わったときの部分修正もできません(撮り直しになります)。更新の負担で選ぶなら、テキストが有利です。実務的な組み合わせは、初回の理解用に5分程度の動画を1本、日々の参照用にテキストの手順書、という二本立てです。なお、この記事で扱った操作記録型ツールが作る主たる成果物はスクリーンショット付きのテキスト手順ですが、Scribeは公式のプラン比較表で「Share as video」が全プランに付いており、Tango Proのプランカードにも「Voice & video embeds」があります(2026年9月6日時点)。テキストと動画は、どちらかを選ぶというより併用できると考えてください。

手順書を作ると、その人の仕事がなくなると受け取られませんか?

実際に起きうる反応で、進行上いちばん効くのはここです。伝え方としては、「あなたの代わりを作る」ではなく「あなたが休める・別の仕事に移れるようにする」という説明が実態に近く、受け入れられやすいです。実務上も、手順書があることで本人の負担が軽くなる面があります。休暇のたびに問い合わせが来る、異動の話が出るたびに引き止められる、といった状況が減りやすくなります。加えて、手順書のオーナーを本人にすると、仕事を取り上げられる話ではなく、その業務の責任者であることの明示になります。前掲の概要（案）が属人化防止を経営リテラシーの一分野として扱っているように、これは個人の評価の話ではなく、組織の運営管理の話として進めるのが筋です。

外国籍のスタッフがいます。多言語の手順書はどう作りますか?

先に日本語で1本を完成させ、それから訳すのが確実です。元の手順が曖昧なまま訳すと、曖昧さがそのまま複数言語に増えます。訳し方は2通りあります。1つは、完成した手順書をAI翻訳にかける方法で、費用はかかりませんが、画面のスクリーンショットは日本語のままです。もう1つは、ツールの翻訳機能を使う方法で、公式の機能表によればScribeの翻訳(Language translations)、Tangoのワークフロー翻訳(15言語)は、いずれもEnterpriseプランに置かれています(2026年9月6日時点)。どちらの方法でも、訳した手順書は必ずその言語を読む本人に検収してもらってください。手順書は「読めること」より「その通りに動けること」が要件なので、翻訳の自然さよりも操作が再現できるかを見ます。業務での翻訳の使い方はAI翻訳を業務で使いこなす手順にまとめています。

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出典・参考

• 個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」(令和5年6月2日)より、(1)個人情報取扱事業者における注意点①②、(3)一般の利用者における留意点②｜個人情報保護委員会(PDF)(2026年9月6日にPDF原文を取得し逐語で確認)
• 独立行政法人情報処理推進機構(IPA)「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版(2026年3月)より、コラム「生成AIの利用とサイバーセキュリティ ― 安全な活用のために」の注意点1〜4｜IPA(PDF: sme_guideline_v4.0.pdf／2026年9月6日にPDF原文を取得し逐語で確認)
• 中小企業庁 調査室「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要（案）」(中小企業政策審議会総会 資料1-2・未定稿・2026年3月)より、【重要な取組２－④】②(マニュアルや手順書の整備など、社内ノウハウを蓄積・共有化することの効果)および図２(1)(2)の数値、「稼ぐ力」の強化に向けた取組E)省力化投資・F)AI活用・デジタル化、「労働供給制約社会」に関する記述。図２の資料は（同）デロイト トーマツ「令和７年度小規模事業者の経営課題と事業活動に関する調査」で、小規模事業者の回答を集計したもの｜中小企業庁(PDF)(2026年9月6日にPDF原文を取得し逐語で確認)。本記事が参照したのは審議会に提出された案・未定稿であり、2026年4月に公表された確定版とは記載が異なる可能性があります。引用箇所を根拠に用いる場合は確定版でご確認ください
• 個人情報保護委員会「令和８年 改正個人情報保護法について」(「個人情報の保護に関する法律等の一部を改正する法律」令和8年7月10日成立・7月17日公布／令和8年7月31日「今後の取組」決定／令和8年8月26日「政令・規則等で定める事項の全体像について」決定)｜個人情報保護委員会(2026年9月6日確認)
• Scribe 公式料金ページ(Basic／Pro Personal／Pro Team／Enterprise の価格表記、キャプチャ対応、プラン比較表の Manual redaction／Assisted redaction／Enforced automatic redaction／Custom automatic redaction／Customizable screenshots & annotations／Comments／Share as video の対応状況、および Pro Team のプランカードの記載(Everything from Pro Personal, plus… Collaborate using comments))｜scribe.com/pricing(2026年9月6日確認)
• Scribeの旧ドメインのリダイレクト: https://scribehow.com/pricing が https://scribe.com/pricing へ HTTP 301 を返すことを、jisalab編集部が2026年9月6日にHTTP応答ヘッダで確認(公式のアナウンス文書ではなく、編集部による実測です)
• Tango 公式料金ページ(Free／Pro／Enterprise の価格表記、無料プランの制限、プラン比較表の Blur sensitive data while capturing／Screenshot annotation and redaction／Secure blur (automatic PII detection) の対応状況、ワークフロー翻訳15言語)｜tango.ai/pricing(2026年9月6日確認)
• 為替の参考レート: 欧州中央銀行の参照レートから算出したクロスレート(2026年9月4日付、1米ドル=156.25円)｜Frankfurter API(2026年9月6日取得)。円換算は目安であり、実際の請求額は決済時のレート・手数料・税により変動します
• 本記事は一般的な業務手順の解説であり、法令・ガイドラインの解釈を確定させるものではありません。個別の適法性の判断は、自社の規程および弁護士等の専門家にご確認ください。各サービスの料金・機能・データの取扱いは変更されるため、導入前に必ず最新の公式資料でご確認ください。

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