クラウドの保存容量が上限に近づいたときの手順：先に確かめるのは「何が止まるか」(2026)

Google Workspace か Microsoft 365 を使う中小〜中堅企業の情シス・総務の方に向けて、保存容量が上限に近づいたときの動き方をまとめました。

最終更新: 2026年9月23日／公式ヘルプは同日に原文を確認。「(編集部)」はjisalab編集部の判断です。仕様は変わるため実行前に公式ページでご確認ください。

上限を超えると何が止まるのかは、サービスごとに違う

Google は「ストレージに関するよくある質問(管理者向け)」「ユーザーの保存容量の上限を設定する」「組織の空き容量を増やす、または保存容量を追加する」、Microsoft は「Exchange Online の制限」「SharePoint の制限」「OneDrive ユーザー向けに既定の記憶領域を設定する」によります。Exchange のGB値は警告／送信禁止／送受信禁止の順で、Office 365 Enterprise E1 は49／49.5／50GBと別の値です。

読み違えやすいのが Google Workspace です。組織全体の上限とユーザーごとの上限とで、Gmail の扱いが違います。組織の上限では「メールを送受信すること」が可能とされる一方、ユーザー上限を超えた場合は「Gmail でのメールの送受信機能に影響があります。」です。

枠の切り方も違います。Google Workspace のストレージは「Google ドライブ、Gmail、Google フォトで共用されています。」。Microsoft 365 の SharePoint の制限は、組織あたりの合計に「ライセンスを持つユーザーごとに作成された OneDrive は含まれません。」と注記します。OneDrive を減らしても SharePoint の合計は減りません。

手順① いまの使用量と内訳を、管理画面で出す

1. Google Workspace：管理コンソールのメニューから［ストレージ］へ(ストレージの管理者権限が必要)。上部に組織の使用量と合計保存容量の上限、ドライブ・フォト・Gmail にカーソルを当てると内訳が出ます。
2. Google Workspace：同じ画面の［ストレージを最も使用しているユーザー］と［保存容量をたくさん使用している共有ドライブ］を開きます。
3. Microsoft 365：SharePoint 管理センターの［アクティブなサイト］を開くと、右上に使用可能な記憶域と記憶域の合計が出ます。
4. Microsoft 365：管理センターの［レポート］→［使用状況］→［Exchange］から Mailbox usage へ。［クォータ］グラフが、メールボックスを「適切」「警告」「送信できません」「送受信不可」の4カテゴリで件数表示します。
5. Microsoft 365：同じ［使用状況］から［OneDrive］を開き、ユーザーごとの「使用されるストレージ (MB)」を見ます(有効な OneDrive ライセンスを持つユーザーのみ)。

数字には遅れがあり、確かめる経路で幅が違います。Google Workspace ヘルプは、管理コンソールの［ストレージ］は「最長で 24 時間ほどかかることがあります。」とする一方、「組織で空き容量を増やした、または保存容量を購入して、その影響をより早く確認したい場合は」 drive.google.com/drive/quota を開くよう案内し、そこでは「保存容量の変更が 4 時間以内に反映されます。」としています。SharePoint 側は「記憶域の使用量には、過去 24 から 48 時間以内に行われた変更は含まれません。」です。

つまりGoogle Workspace は消した効果を同じ日に確かめられますが、SharePoint は当日には確かめられません。前倒し幅もこれに合わせます。

手順② 増えた場所を、公式に「カウントされる」とある所から特定する

Google は「ストレージに関するよくある質問(管理者向け)」の「保存容量にカウントされるデータと、カウントされないデータ」、Microsoft は「SharePoint の制限」「バージョン履歴の制限の概要」「アーカイブ メールボックスの詳細」ほかによります。行の立て方は編集部です。

いちばん効くのは版数の違いです。Microsoft 365 はバージョンがストレージを使う前提で制限とトリミングがあり、Google Workspace は変更履歴を原則カウントしないと明記します。「版数を整理しましょう」が効くのは Microsoft 365 側です。

退職者のアカウントは、消してもすぐには空きません。Microsoft は、アカウントを削除しても「従業員のメールボックス データは、アカウントが削除された後 30 日間保持されます。」「30 日後、データは完全に削除されます。」とし、保留があれば非アクティブなメールボックスとして残ります。それが保存容量にどう計上されるかと Google 側の退職者データの扱いは、確認した範囲の公式ページでは特定できませんでした。入退社の棚卸しは入退社でSaaSアカウントを取りこぼさない手順にまとめています。

手順③ 消す・移す・買うを、期限つきで決める

• 消す：ゴミ箱を空にし、迷惑メールを整理し、使っていない共有の置き場を片づける。Google 側は、使用量の多いユーザーへの連絡方法と依頼メールのテンプレートが用意されています。Microsoft 側は、SharePoint がサイトのごみ箱とバージョン履歴のトリミング、Exchange がアーカイブ メールボックスの有効化です。自動アーカイブは「既定ではメールボックス クォータの 96%」を超えると最も古いアイテムを自動で移すとされ、受信拒否の手前で効きます。
• 移す：プールの外に出るかどうかで効果が変わります。Google のヘルプは、大量に使う共有ドライブについて Google Cloud Storage などが適しているか確認するよう案内しており、これは Workspace のプールから出ます。一方、Microsoft の OneDrive から SharePoint への移動は、OneDrive で「部門および組織レベルのデータを含む個人の個人作業ファイル以外のデータの保存はサポートされていません。」とするガバナンスの話で、OneDrive はテナント合計に含まれないため、移すと SharePoint の合計はかえって増えます(編集部)。書き出す際の注意はデータを取り出す手順にあります。
• 買う：増やす枠によって買うものが違います。Google Workspace はエディションのアップグレード(推奨)か追加ストレージのアドオンで、プール全体が増えます。Microsoft 365 は枠ごとに別で、OneDrive は「OneDrive エクストラ ストレージ」(100 GB、500 GB、1 TB から 6 TB の容量パック。「容量パックを複数のユーザーに分割することはできません。」)、SharePoint は従量課金の Microsoft 365 SharePoint Storage(2026年6月時点で「パブリック プレビュー段階」)か「1 GB 単位でストレージを追加します。」という Office 365 の追加ファイル ストレージです。OneDrive の容量パックを買っても SharePoint の合計は増えません。価格は契約形態で変わるため公式の料金ページで確認を。Google は販売パートナーから購入した場合、Microsoft は「ボリューム ライセンスまたはクラウド ソリューション プロバイダー (CSP) を使用してサブスクリプションを購入した場合」に、パートナーへの問い合わせが案内されています。

放置の行き先は上の表のとおりです。契約全体のムダを見直す手はSaaSの棚卸しでムダな出費を減らす手順にまとめています。

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