SaaS管理

パスワード付きZIPをメールで送り、パスワードを別メールで送る運用(PPAP)をやめ、社外とのファイル受け渡しをクラウド共有に置き換える5手順。内閣府は同じ経路でパスワードを自動で送る方式を適切でないとし、IPAは暗号化添付が検知・検疫をすり抜けて届く確率が高いと注意喚起。Google ドライブ・OneDrive・Boxの設定場所と条件、取引先への案内文例つき。公式ページを2026年9月25日に確認。

入退社のたびに各SaaSの管理画面を開いている情シス・バックオフィス担当へ。SSOに上げる線は席数ではなく、手作業で取りこぼしが起きる条件で決めます。SSO(ログインの入口)とSCIM(アカウントの作成・停止)は別の機能で、使えるプランも別々。Notionヘルプは SAML SSO をビジネスプラン以上、SCIM をエンタープライズプランのみと書き分けています。Slack・Notion・Figma の公式ヘルプを2026年9月24日に確認。

Google Workspace と Microsoft 365 で保存容量が上限に近づいたときの手順。上限を超えても Google Workspace の組織上限ではメールは止まらず、Microsoft 365 の Exchange Online は受信を拒否します。管理画面で使用量と内訳を出し、公式にカウントされると書いてある場所から増えた場所を特定し、消す・移す・買うを期限つきで決める3手順。公式ヘルプは2026年9月23日に確認。

SNS公式アカウントや取引先ポータルなど、複数人で使うIDとパスワードをExcelやチャットで回すのをやめる4手順。棚卸し表、保管庫と管理者の決め方、移行後に元の置き場所を消してパスワードを変える作業、退職時の手順と回復。1Password・Bitwardenの料金を円換算し10人・30人の年額も試算。2026年9月22日確認。

SaaSから送るメールが迷惑メールに入るとき、送信元ごとにDKIMの署名ドメインとReturn-Pathを受信ヘッダーで確かめ、DKIMでFromとの一致を取る4手順。SPFの追記が効く条件、一括送信者だけの作業、棚卸し表と所要時間の試算つき。公式資料は2026年9月21日に確認。

導入したSaaSが使われない状態を、ライセンス名簿に3列足した1枚のシートで確かめて立て直す手順を4段階で解説。通信利用動向調査で、クラウド利用企業の否定的な回答が合計0.7%の一方、効果を『よく分からない』と答えたのが9.9%ある点を起点に、Google Workspace・Microsoft 365・Slackで埋められる列の違い、②が取れないときの埋め方、原因の4分類、50ライセンスの費用試算、初回と2回目以降の判定表を整理。公的調査と各社公式ヘルプに、編集部の指標・分類・試算を加えた。

Google Workspace・Microsoft 365・Slackはいずれも既定では利用者が承認なしに外部アプリを連携できます。Google Workspaceには既存の連携を止める設定(個別アプリのブロック、サービス単位の制限)がある一方、Microsoft 365とSlackは承認の設定を締めても既存の連携が残ります。申請フローの前提も違います。権限確認と一覧化→判断軸→サービス別の締め方→四半期の棚卸しの手順を、各社公式ドキュメント(2026年9月21日確認)の原文つきで解説します。

すでに使っているSaaSのセキュリティ設定を追加費用なしで固める手順。プランごとの可否も明記。多要素認証の適用、管理者権限の削減、外部共有リンクの既定値、監査ログの4点を、IPA「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」第4.0版と「情報セキュリティ10大脅威 2026」、Microsoft Entra IDのセキュリティの既定値群、Google Workspaceの公式ヘルプをもとに、締め出しを避ける順番つきで解説。

SaaSの解約前にやるべきは、エクスポートより検品です。Slack・Notion・HubSpot・Airtableの公式仕様を突き合わせ、出ないもの、プランと権限で変わる範囲、書き出しの所要時間とリンクの期限を整理。取り出せないときの3つの選択肢と、解約後も残る税法上の保存義務(国税庁の一問一答 問45・問28)まで解説します。

入退社時のSaaSアカウント管理を取りこぼさない手順を解説。台帳の作り方、役割別の初期セット、退職時の正しい順番(サインイン停止→データ移管→権限削除→記録)、取りこぼしが起きる5か所までを、IPA「組織における内部不正防止ガイドライン」第5版、個人情報保護法第23条から第25条、民法第627条第1項、Microsoft・Googleの公式ドキュメントをもとに整理。